Privacy policy

Privacyverklaring Werving

Deze jobsite bevat de vacatures van alle entiteiten van de Helan groep (Hierna “Helan”). Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer iemand solliciteert bij Helan. Van zodra een arbeidsovereenkomst wordt getekend, geldt de privacyverklaring voor medewerkers, en is deze privacyverklaring niet langer van toepassing.

Helan zet zich in voor de bescherming van de privacy van haar externe en interne sollicitanten. Wanneer een sollicitant de vacaturepagina’s van de jobsite van Helan bezoekt en daadwerkelijk solliciteert, verzamelt Helan informatie (persoonsgegevens) over de sollicitant (bv. aan de hand van webformulieren). De bescherming van de privacy en de persoonsgegevens van sollicitanten is voor Helan van het grootste belang en vormt een belangrijk onderdeel van de procedures voor de opzet, organisatie en implementatie van de wervingsactiviteiten van Helan.

Gelieve deze privacyverklaring aandachtig te lezen. Er wordt in uitgelegd waarom en hoe wij je persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij bewaren je gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verstrekking of toegang, en wij behandelen je persoonsgegevens mits strikte naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’).
Deze privacyverklaring is opgesteld als een Q&A (‘Vragen & Antwoorden’) lijst.

1. Wie zal mijn persoonsgegevens verwerken?

De ‘verwerkingsverantwoordelijken’ voor je persoonsgegevens zijn de volgende juridische entiteiten, die allen deel uitmaken van Helan:

• Helan Onafhankelijk ziekenfonds, met maatschappelijke zetel te 2610 Wilrijk, Boomstesteenweg 5, met ondernemingsnummer 411.696.011 voor de vacatures van het ziekenfonds en de corporate services.
• Helan Huishoudhulp vzw, met maatschappelijke zetel te 2610 Wilrijk, Boomstesteenweg 5, met ondernemingsnummer 877.059.944 voor de vacatures Helan Huishoudhulp.
• Helan Kinderopvang vzw, met maatschappelijke zetel te 2610 Wilrijk, Boomsesteenweg 5, met ondernemingsnummer 464.151.037 voor de vacatures Helan Kinderopvang.
• Helan Thuiszorg vzw, met maatschappelijke zetel te 2610 Wilrijk, Boomsesteenweg 5, met ondernemingsnummer 0749.571.854 voor de vacatures Helan Thuiszorg.
• Helan Zorgwinkel vzw met maatschappelijke zetel te 2610 Wilrijk, Boomsesteenweg 5, met ondernemingsnummer 0420.367.316 voor de vacatures Helan Zorgwinkel.
• Heyo vzw met maatschappelijke zetel te 9090 Melle, Zwaantjesstraat 33, met ondernemingsnummer 0473.485.308.

2. Voor welk doeleinde en op basis van welke rechtsgrond worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de registratie van je sollicitatie voor een tewerkstelling in ons bedrijf. Indien deze sollicitatie tot het begin van een selectieprocedure leidt, wordt een profiel van jou aangemaakt, wat betekent dat Helan alle nodige gegevens zal verwerken die vereist zijn om je sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving.
De verwerking van je persoonsgegevens is bijgevolg noodzakelijk om maatregelen te kunnen nemen voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst, en het is in het gerechtvaardigd belang van Helan i.e. het belang om jou te beoordelen alvorens jou een aanbod van tewerkstelling te doen.
In het geval van een positieve beoordeling en beslissing je aan te werven, zullen we je persoonsgegevens ook gebruiken om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.
In het geval van een beslissing je niet aan te werven, zullen we je persoonsgegevens bewaren gedurende een welbepaalde periode (zie punt 7) om je in de toekomst te kunnen contacteren wanneer eventuele toekomstige opportuniteiten aansluiten bij jouw profiel. Dit is eveneens in het gerechtvaardigd belang van Helan. 

3. Welke categorieën van persoonsgegevens zullen worden verwerkt?

Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op jou betrekking heeft of op basis waarvan je geïdentificeerd kunt worden. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om je te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd. Helan verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist én optioneel) rechtstreeks, door middel van formulieren en/of aangehechte CV's via de jobsites van Helan met URL www.helanjobs.be of www.werkenalshuishoudhulp.be.

Bij elk bezoek aan onze jobsite herkent onze webserver automatisch alleen je domeinnaam, niet je e-mailadres. Helan verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, omvat de verwerking van persoonsgegevens:

• standaard informatie in verband met je identiteit (naam, voorna(a)m(en), adres...);
• persoonlijke gegevens (geboorteplaats en -datum, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, hobby’s en interesses,...);
• je foto indien je hier toestemming voor geeft;
• gegevens in verband met je professionele ervaring (profiel, gegevens over voormalige werkgevers, beëindiging van laatste tewerkstellingen en het geleverde werk, bijzondere projecten, ...) met inbegrip van een referentieonderzoek indien je referenties hebt opgegeven in je CV (wat impliceert dat je ons de toestemming geeft om deze referenties te contacteren);
• gegevens in verband met je opleiding (diploma’s, certificaten, stages, bijzondere opleidingen, ...);
• talenkennis;
• indien van toepassing, of je al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER) beschikt;
• eventuele andere persoonlijke gegevens die je ons meedeelt bij je sollicitatie, in verband met de uitoefening van de functie;
• digitale beoordeling via het internet (aanwezigheid op sociale media), in de mate dat deze aanwezigheid openbaar is voor ons;
• alle andere (dan de hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt moeten worden.

Helan verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die je ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, eventueel lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven onthullen. Indien wegens bepaalde omstandigheden gevoelige informatie over een sollicitant wordt verzameld, vraagt de entiteit van Helan hiervoor uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de sollicitant. Opgemerkt dient te worden dat indien een sollicitant ongevraagd gevoelige persoonlijke informatie aan Helan verstrekt, de sollicitant via zijn akkoord met deze privacyverklaring toestemming aan de betrokken entiteit van Helan geeft om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden voor zover deze informatie daartoe relevant zou zijn.

4. Wie zal toegang hebben tot mijn persoonsgegevens?

HR en je beoogde leidinggevende(n) zullen toegang hebben tot je persoonsgegevens op een strikte ‘need-to-know’ basis voor de doeleinden zoals hierboven vermeld.
We sturen je gegevens niet door naar andere derden, met de mogelijke uitzondering van ‘assessment centra’ etc. of enige andere derde indien dit relevant is voor de aanwervingsprocedure.
Voorafgaandelijk aan het onthullen van enige informatie aan enige derde partij, zal Helan er zorg voor dragen dat alle ontvangende derde partijen gebonden zijn door strenge beveiligingsnormen.
Helan verkoopt en verhandelt geen gegevens van sollicitanten aan enige derde partij. Helan kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld publieke autoriteiten. Ook kan het nodig zijn dat Helan krachtens van toepassing zijnde wetten gegevens van sollicitanten onthult om haar wettelijke rechten te beschermen.

5. Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven buiten mijn land van verblijf?

Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met derden in het buitenland.

6. Zal Helan geautomatiseerde besluitvorming toepassen?

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen. Helan stelt als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven omschreven.Helan baseert haar beslissing om je aan te werven niet uitsluitend op een geautomatiseerde gegevensverwerking van je persoonsgegevens.

7. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

We bewaren je gegevens in onze database tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure voor de hierboven vermelde doeleinden. Alleen als je ons daarvoor toestemming geeft bewaren wij je gegevens tot 24 maanden na de beëindiging van de procedure. Je kan de entiteiten van Helan op elk moment verzoeken jouw gegevens te verwijderen of de toestemming in te trekken. 

8. Veiligheid

Helan maakt van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen gebruik om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. Helan heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. Helan blijft haar beveiligingsprocedures uitbreiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van Helan die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van Helan. Personeelsleden van  zijn verplicht om de privacy te respecteren van sollicitanten die de website van Helan bezoeken en om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. Conform de van toepassing zijnde lokale wettelijke vereisten zorgt Helan voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van sollicitanten en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan. Helan waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens Helan gegevens van sollicitanten verwerken, adequate beveiligingsmaatregelen treffen conform de lokale wettelijke vereisten.

9. Op welke rechten kan ik mij beroepen in verband met de verwerking van mijn persoonsgegevens door Helan?

Je kunt op ieder moment de entiteiten van Helan contacteren voor bijstand bij de sollicitatie of het beheer van je persoonsgegevens. Je hebt bovendien het recht om de entiteiten van Helan op ieder moment te contacteren met het verzoek om:

• inzage, rectificatie of wissing van je persoonsgegevens; Helan maakt de toegang tot en de verbetering van gegevens van sollicitanten mogelijk doormiddel van een online self-service systeem dat toegankelijk is via https://www.helanjobs.be;
• beperking van of bezwaar m.b.t. de gegevensverwerking of doorgifte;
• je toestemming in te trekken voor de gegevensverwerking van gevoelige gegevens voor zover van toepassing (dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen);
• de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt te ontvangen om deze aan een andere verantwoordelijke door te geven (‘recht op overdraagbaarheid’);
• een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, indien je meent dat de entiteiten van Helan niet in overeenstemming van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld.

Stuur al je vragen, opmerkingen of problemen met betrekking tot deze privacyverklaring werving of over de manier waarop Helan gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt samen met een recto-verso kopij van je identiteitskaart naar privacy@helan.be of vul het webformulier in via deze link: www.helan.be/privacy.
Dit webformulier kan alleen worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij Helan of andere vragen die niet over privacy gaan, worden niet beantwoord.

10. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te kunnen blijven voldoen aan van toepassing zijnde wetten of aan gewijzigde zakelijke praktijken, binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming.

11. Bevestiging

Door het indienen van mijn sollicitatie, bevestig ik deze Helan privacyverklaring werving te hebben gelezen en begrepen en stem ik in met de inhoud ervan.